6,006 matches
-
tip planifică, implementează, controlează și îmbunătățește. Succesiunea logică a etapelor de audit impun ca activitățile să fie desfășurate de echipa de audit astfel încât să se facă o evaluare corectă și completă a stării de performanță la care se află procesele auditate. Lucrarea se adresează specialiștilor care efectuează activități în cadrul procesului de audit și acoperă o serie de subiecte care permit înțelegerea mai bună a activităților din cadrul procesului. Autoarea 1. COMUNICAREA ÎN AUDIT 1.1. Definirea comunicării Una dintre valorile pe care
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
ca element esențial de intrare în toate procesele. Prin comunicare se stabilesc fluxuri și legături între procese. La rândul ei, comunicarea în audit este procesul de transfer activ al ideilor, datelor și informațiilor între cel puțin doi participanți auditorul și auditatul (cu rol alternativ de emițător și receptor), care utilizează instrumentele comunicării (mesajul și mijlocul de transmitere) și funcțiile comunicării (codificarea, decodificarea, răspunsul și reacția inversă) în prezența bruiajului (cu intensitate și frecvență diferite ca amplitudine și perioadă de manifestare). Comunicarea
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
îmbine atitudinea de preocupare față de receptor cu aptitudinea de a stabili relații de comunicare cu ușurință și cu tendința de păstrare a controlului asupra procesului de comunicare. Comunicarea în audit este întâlnită în cinci ipostaze: a) la stabilirea contactului cu auditatul; b) în timpul reuniunii de deschidere a auditului; c) pe parcursul auditului; d) în timpul reuniunii de încheiere a auditului; e) în timpul urmăririi acțiunilor corective (dacă este cazul). Stabilirea contactului inițial este diferit în funcție de tipul auditului, persoanele care efectuează auditul: auditori interni sau
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
auditul: auditori interni sau externi. Auditorii interni pot comunica în cadrul întâlnirilor directe cu managementul la vârf. Aceste întâlniri sunt programate de Reprezentantul managementului pe baza planului anual de audit. În organizațiile în care există un contact frecvent între auditor și auditat această etapă poate lipsi din programul de audit. Auditorii externi vor stabili mijloacele de comunicare (telefon sau internat), iar apoi vor face un schimb de informații pentru a se conveni asupra domeniului, mijloacelor de comunicare care vor fi utilizate în timpul
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
sau internat), iar apoi vor face un schimb de informații pentru a se conveni asupra domeniului, mijloacelor de comunicare care vor fi utilizate în timpul auditului, procedurilor de auditare și programului de audit. Se pot stabili și întâlniri preliminare la sediul auditatului. Auditorii externi nu dețin informații referitoare la personalitatea managementului cu care se întâlnesc și din acest motiv trebuie să observe modul de manifestare al managerului pentru a deduce tipul de personalitate cu care vor purta discuții. Se vor avea în
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
de tip discurs. Auditorul prezintă scopul, metodele, procedura, documentele de referință, programul de audit și criteriile pentru judecarea constatărilor, metoda de raportare, inclusiv modul de clasificare al neconformităților, aspectele referitoare la asigurarea confidențialității. În cazul în care auditorii sunt externi, auditatul, reprezentat prin persoana desemnată de managementul la vârf sau chiar managerul la cel mai înalt nivel organizatoric, prezintă misiunea organizației, structura organizatorică, sistemele, procesele, produsele, proprietarii de procese, procedurilor de siguranță și securitatea muncii și pentru situații de urgență relevante
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
răspuns la întrebare sau afirmație) din partea receptorului. Pe parcursul desfășurării auditului se pun în aplicare abilitățile de comunicare - conversația, expunerea și tehnicile de chestionare deținute. Conversația trebuie să fie structurată (introducere, evaluare și finalizare). În partea de introducere se va cere auditatului să facă o prezentarea a elementului supus auditului. Evaluarea tehnică va cuprinde întrebări prin intermediul cărora să se poată constata nivelul de performanță sau de conformitate atins, responsabilitățile și metodele utilizate. În timpul desfășurării auditului se vor observa semnalele transmise de comunicarea
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
auditului. Evaluarea tehnică va cuprinde întrebări prin intermediul cărora să se poată constata nivelul de performanță sau de conformitate atins, responsabilitățile și metodele utilizate. În timpul desfășurării auditului se vor observa semnalele transmise de comunicarea nonverbală și de modul de manifestare al auditaților. La finalizarea auditului se prezintă rezultatele evaluării. Modul de formulare al neconformității se pune de acord cu proprietarul de proces. În cazul în care apar divergențe acestea se consemnează, urmând a fi discutate la reuniunea de închidere cu managementul la
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
pune de acord cu proprietarul de proces. În cazul în care apar divergențe acestea se consemnează, urmând a fi discutate la reuniunea de închidere cu managementul la vârf. Se va evita angajarea în discuții care pot provoca poziții defensive ale auditaților sau conflicte verbale. Reuniunea de închidere este ocazia de a se prezenta constatările și concluziile auditului, astfel încât acestea să fie înțelese și însușite de auditat. În timpul reuniunii sunt prezentate neconformitățile identificate în raport cu criteriile pentru judecarea constatărilor. Se prezintă constatările și
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
managementul la vârf. Se va evita angajarea în discuții care pot provoca poziții defensive ale auditaților sau conflicte verbale. Reuniunea de închidere este ocazia de a se prezenta constatările și concluziile auditului, astfel încât acestea să fie înțelese și însușite de auditat. În timpul reuniunii sunt prezentate neconformitățile identificate în raport cu criteriile pentru judecarea constatărilor. Se prezintă constatările și concluziile auditului, astfel încât acestea să fie înțelese și însușite de auditat. Dacă apar divergențe de opinii se încearcă rezolvarea lor, iar dacă nu se pot
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
se prezenta constatările și concluziile auditului, astfel încât acestea să fie înțelese și însușite de auditat. În timpul reuniunii sunt prezentate neconformitățile identificate în raport cu criteriile pentru judecarea constatărilor. Se prezintă constatările și concluziile auditului, astfel încât acestea să fie înțelese și însușite de auditat. Dacă apar divergențe de opinii se încearcă rezolvarea lor, iar dacă nu se pot rezolva se consemnează în raportul de audit. Auditarea acțiunilor corective se realizează după o perioadă de timp stabilită prin programul de îmbunătățiri. Comunicare în această etapă
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
oboseală, limbaj nefamiliar, starea de emoție, pierderea atenției, pierderea concentrării, convingerile proprii (prejudecăți, opinii diferite, subiectivitate, antipatie), dificultățile de memorare și de dorința de a transmite concomitent un mesaj de răspuns. Auditorul trebuie să realizeze acordarea sa dar și a auditatului pe aceeași lungime de undă pentru ca participarea la procesul de comunicare să-i determine să devină buni ascultători. Exprimarea ideilor trebuie să fie clară astfel încât participantul / participanții la conversație să le poată înțelege. Ascultarea reprezintă un proces activ de urmărire
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
animația feței și a corpului, vestimentația și poziția corpului. Se spune că primul contact cu o persoană creează impresia, iar apoi acea persoană este judecată după această primă impresie. Analiza înfățișării anatomice este primul element de evaluare între auditor și auditat, analiză care se realizează în funcție de criteriile subiective de estetică ale fiecărui individ. Intensitatea cu care sunt urmărite părțile anatomice depinde de structura de sexe constituită (femeie-femeie, femeie-bărbat sau bărbat-bărbat) și de nivelul de acoperire cu vestimentație. Elementele anatomice cele mai
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
celui cu care discută. Dar, fără se fie conștient de acest lucru, auditorul face evaluări și în acest sens. Prin receparea semnalelor de personalitate auditorul poate să-și formeze mai bine opiniile referitoare la nivelul de angajare în proces al auditatului. Cunoașterea personalității permite extragerea acelor informații de la auditat referitoare la gradul de încărcare cu atribuții și sarcini, modul în care se realizează motivarea personalului, precum și să se evalueze dacă informația transmisă este adevărată sau nu. Personalitatea poate afecta auditul în
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
conștient de acest lucru, auditorul face evaluări și în acest sens. Prin receparea semnalelor de personalitate auditorul poate să-și formeze mai bine opiniile referitoare la nivelul de angajare în proces al auditatului. Cunoașterea personalității permite extragerea acelor informații de la auditat referitoare la gradul de încărcare cu atribuții și sarcini, modul în care se realizează motivarea personalului, precum și să se evalueze dacă informația transmisă este adevărată sau nu. Personalitatea poate afecta auditul în sens pozitiv sau negativ prin ambianța psihologică care
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
evenimente este un criteriu de apreciere a calității auditului. Informațiile furnizate către management arată că în funcție de calitatea procesului de audit depinde calitatea deciziilor luate de management. 2.4. Auditul entităților organizatorice Entitățile structural organizatorice desprinse din organigramă trebuie să fie auditate ca subsisteme care fac parte integrantă din organizația, luată în considerare, ca sistem unic. Entitățile organizatorice sunt proiectate pentru a fi constituite ca verigile unui lanț datorită legăturilor care apar în fluxurile generate de procese. Gruparea unor procese specifice determină
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
și au furnizat performanțele necesare; dacă tehnologia a fost adecvată; dacă deciziile de punere în practică a proceselor și realizare a acțiunilor au fost corecte, adecvate, oportune, complete și eficiente; care sunt costurile efectuării de corecții. Controlul proceselor din entitatea auditată se realizează pe baza mărimilor, indicatorilor și țintelor definite în cadrul obiectivelor. Mijloacele, metodele de control sunt stabilite în funcție de tipul proceselor specifice entității organizatorice. Controlul se realizează la nivelul activităților sau grupurilor de activități pentru a se urmări dacă sunt eficace
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
efectuează evaluarea. Introducerea criteriilor de audit permite evidențierea unor elemente de tip indicator sau parametru prin care să se realizeze măsurarea sau compararea. Criteriile de audit reprezintă ansamblu de politici, proceduri sau cerințe care sunt stabilite pentru elementele care sunt auditate. Auditul determină: dacă sunt respecte principiile managementului, dacă sunt stabilite obiective pentru desfășurarea proceselor, dacă există criterii de desfășurare a activităților, care sunt rezultatele proceselor și dacă rezultatele corespund criteriilor prestabilite, nivelul de conformare al cerințelor cu obiectivele. Auditul se
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
o procedură, un program elaborate anterior de către persoane independente, obiective, calificate, care au pregătire adecvată, dețin aptitudini, competențe și abilitățile necesare. Dovezile de audit colectate ca urmare a misiunii sunt utilizate de către management cu scopul de a evalua performanța elementelor auditate și pentru a identifica oportunități de îmbunătățire. În accepțiunea modernă, auditul este un concept complex întrucât: se bazează pe principii; este o funcție în asigurarea calității; este un instrument care acordă sprijin managementului performant; este o formă de comunicare în
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
comunicare în care ascultarea și informarea au roluri importante; identifică problemele și neconformitățile, punctele slabe, riscuri și perturbații; identifică oportunități potențiale de îmbunătățire, performanțe, punctele tari; vizează modificări pozitive și directe; urmărește conștientizarea și reacția părților responsabile; definește starea elementelor auditate; asigură sprijin în dezvoltarea durabilă; transmite un mesaj de funcționalitate; utilizează instrumente, metode și tehnici de evaluare; oferă siguranță în funcționare; permite evaluări comparative; este un vector de recunoaștere; creează evenimente; poate fi oferit ca serviciu independent; creează și adaugă
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
transmite un mesaj de funcționalitate; utilizează instrumente, metode și tehnici de evaluare; oferă siguranță în funcționare; permite evaluări comparative; este un vector de recunoaștere; creează evenimente; poate fi oferit ca serviciu independent; creează și adaugă valoare funcțiilor, entităților sau structurilor auditate. Auditul, ca instrument al managementului, trebuie să genereze încredere în: susținerea și aplicarea politicii de performanță, atingerea obiectivelor și crearea de plus valoare. Pentru aceasta, trebuie să se asigure concluzii relevante și reprezentative. 3.2. Funcțiile procesului de audit Principala
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
Funcțiile de audit stabilesc rolul principal și responsabilitățile pe care trebuie să le îndeplinească un auditor în îndeplinirea misiunii și sunt redate în continuare: instrument managerial - asigură informații pentru decizii; vector de asigurarea calității - stabilește nivelul de performanță al entității auditate prin evaluarea eficacității și eficienței; furnizor de inteligență - persoanele participante dezvoltă competențe suplimentare bine definite; autoritate recunoscută - în exprimarea opiniei se aplică deontologia profesională; arbitru - nivelul de conformare este judecat în raport cu referențialele utilizate; mijloc de influență - comunică așteptările managementului și
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
principiilor părțile interesate așteaptă ca drepturile lor să fie protejate. La stabilirea principiilor trebuie să se țină seama că așteptările celor interesați de rezultatele auditului pot fi diferite și uneori contradictorii din punct de vedere al intereselor proprii. De exemplu, auditatul sau beneficiarul pot cere ca rezultatele finale ale auditului, cuprinse în raportul de audit, să fi confidențiale. Părțile interesate doresc ca raportul să fie transparent și tot ce se constată ca urmare a procesului de audit să fie făcut public
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
o parte din neconformitățile constatate pot aduce atingere intereselor proprii. În timpul auditului, prin activitățile care le desfășoară, auditorul oglindește anumite tipare de comportament, care sunt analizate de ceilalți participanți la proces. Stabilirea principiilor, sub care se desfășoară procesul, permite auditorului, auditatului sau observatorilor să încadreze acel comportament într-una din categoriile care măsoară adecvanța și performanța prin intermediul standardelor. Utilizarea principiilor devine o acțiune cu caracter preventiv în furnizarea și aprecierea comportamentală a auditurilor iar utilizarea standardelor o acțiune de evaluare. Comportamentul
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
din obiectivele și misiunea de audit impuse trebuie duse la îndeplinire în maniera în care au fost formulate fără nicio abatere. 10. Principiul accesului nelimitat auditorilor trebuie să li se asigure accesul liber la resursele informaționale ale entităților sau proceselor auditate fără nicio restricție indiferent de nivelul de vulnerabilitate al resursei sau severitatea restricției impuse în plan intern angajaților proprii. 11. Principiul evaluării analiză critică și sistematică, realizată după colectarea datelor, cuantificarea lor calitativă și cantitativă și utilizarea informației obținute, pentru
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]