6,006 matches
-
domeniu. Modificări ale sarcinilor de serviciu pot fi efectuate pe măsură ce auditul progresează, pentru a asigura realizarea obiectivelor de audit . 4.3.7. Stabilirea contactului cu entitatea auditată Conducătorul echipei de audit va programa înaintea auditului un prim contact cu entitatea auditată pentru a verifica fezabilitatea auditului. Contactul se poate realiza direct prin vizitarea conducerii sau indirect prin mijloacele de comunicare. Scopul acestui prim contact constă în: obținerea de informații referitoare la dimensiunea organizației / numărul de salariați, numărul de locații, numărul de
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
prim contact constă în: obținerea de informații referitoare la dimensiunea organizației / numărul de salariați, numărul de locații, numărul de filiale); obținerea de informații privind domeniile de activitate și gama de produse și procesele cheie; stabilirea modalităților de comunicare cu reprezentantul auditatului; confirmarea autorității privind efectuarea auditului calității; informarea auditatului privind planificarea calendaristică propusă și componența echipei de audit în vederea aprobării; formularea unei cereri privind accesul la documentele relevante ale sistemului, inclusiv înregistrări; determinarea normele de siguranță privind securitatea echipei de audit
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
la dimensiunea organizației / numărul de salariați, numărul de locații, numărul de filiale); obținerea de informații privind domeniile de activitate și gama de produse și procesele cheie; stabilirea modalităților de comunicare cu reprezentantul auditatului; confirmarea autorității privind efectuarea auditului calității; informarea auditatului privind planificarea calendaristică propusă și componența echipei de audit în vederea aprobării; formularea unei cereri privind accesul la documentele relevante ale sistemului, inclusiv înregistrări; determinarea normele de siguranță privind securitatea echipei de audit, aplicabile locației; asigurarea altor aranjamente pentru auditul calității
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
trebui să fie asigurată de una sau mai multe persoane fizice, cu o înțelegere generală a principiilor de audit, a competenței auditorilor și aplicarea tehnicilor de audit. Acestea ar trebui să aibă abilități relevante pentru activitățile care urmează să fie auditate, și anume de: management, tehnice și de înțelegerea afaceri. Desfășurarea auditului calității se face pe baza unui plan de audit care cuprinde desfășurarea în timp a auditului și reprezentanții care cor fi auditați. Auditorii trebuie să se asigure că planul
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
relevante pentru activitățile care urmează să fie auditate, și anume de: management, tehnice și de înțelegerea afaceri. Desfășurarea auditului calității se face pe baza unui plan de audit care cuprinde desfășurarea în timp a auditului și reprezentanții care cor fi auditați. Auditorii trebuie să se asigure că planul le oferă suficient timp în cadrul fiecărui domeniu pentru obținerea de informații. Cantitatea de detalii din planul de audit ar trebui să reflecte domeniul de aplicare și complexitatea auditului. Planul ar trebui să fie
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
realizarea obiectivului de audit și sfera de aplicare, fără ca durata de timp convenită să fie compromisă. Conducătorul echipei pregătește Planul de audit ca ieșire a activităților de planificare. Planul ar trebui să fie evaluat și acceptat de către clientul auditului, prezentat auditatului și comunicat membrilor echipei de audit, înainte de a începe activitățile de audit. Orice plan de audit revizuit ar trebui să fie aprobat de către părți înainte de începerea auditului. 4.4.3. Alocarea activităților pentru echipa de audit Desfășurarea activităților de audit
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
S.C. AB-AC S.R.L. sau DG poate dispune ca auditurile interne, în totalitate sau parțial, să fie efectuate de către un auditor extern. 5.3.3 Componența echipei de audit este aprobată astfel încât să se asigure independența și imparțialitatea membrilor față de procesul auditat. 5.3.4 Documentele relevante ale SMC, inclusiv înregistrări, sunt analizate în vederea determinării adecvării. 5.3.5 Pentru fiecare membru al echipei se alocă activități specifice desfășurării auditului. 5.3.6 Documentele de lucru necesare efectuării auditului sunt pregătite. 6
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
5. Interviul Interviul este instrumentul prin intermediul căruia se obțin cele mai multe dintre dovezile de audit. Importanța interviului este dată tocmai de capacitatea acestuia de a facilita schimbul de informații esențiale între auditor și auditat în vederea evaluării stării de fapt a elementului auditat în mod corecte și eficient, precum și a posibilităților de găsire a oportunităților de îmbunătățire. Prin tehnica utilizată, interviul devine un depozit de informații și un mijloc de vehiculare a unor idei. În timpul interviului se utilizează tehnicile de comunicare ce constau
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
de a obține informații. Interviul individual creează conexiuni care atestă încrederea ce se stabilește între transmițător și receptor. Obținerea unei conexiuni în timpul comunicării se realizează prin alegerea unei strategii care urmărește stabilirea unei empatii. Empatia apare atunci când se observă din partea auditatului că auditorul ascultă și înțelege ceea ce i se comunică. Prin construirea încrederii, a unei atmosfere prietenești, interviul se realizează mult mai ușor, dispare suspiciunea personală și se urmărește, de către ambii participanți, căutarea doar a vulnerabilităților pentru elementele auditate în vederea atingerii
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
observă din partea auditatului că auditorul ascultă și înțelege ceea ce i se comunică. Prin construirea încrederii, a unei atmosfere prietenești, interviul se realizează mult mai ușor, dispare suspiciunea personală și se urmărește, de către ambii participanți, căutarea doar a vulnerabilităților pentru elementele auditate în vederea atingerii obiectivelor comune. Auditorul trebuie să-și folosească inteligența și tactul ca să obțină încredere, respect, să risipească eventualele rezerve și să creeze un climat de încredere. Auditorul este inițiatorul interviului și trebuie să știe foarte clar ce caută și
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
clar ce caută și cum va afla ceea ce caută. Poziția de leader în timpul auditului va fi obținută numai în măsura în care va reuși să se ajungă la înțelegerea reciprocă general-umană. În funcție de comportamentul auditorului, se poate obține o atitudine similară de conformitate din partea auditatului. Prin gestica sa, auditorul va impune un mod de comunicare. Schițarea unui zâmbet și o atitudine deschisă va determina o reacție de conformitate, de corelație cu gestica auditorului. Elementele auditabile sunt proiectate în baza unor obiective care sunt exprimate în
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
Calitatea întrebărilor determină calitatea răspunsurilor. În timpul interviului, obținerea informațiilor se realizează prin lansarea unor întrebări ce au în vedere: să creeze o atmosferă de încredere; să fie relevante pentru ca prin răspuns să fie redate cele mai importante aspecte ale elementelor auditate; să se concentreze pe subiecte care să permită atingerea obiectivului auditului; să acopere problematica studiată în totalitate; să fie concise pentru a fi receptate cu ușurință; să nu depășească elocvența și să fie adaptate nivelului de înțelegere a interlocutorului (diferit
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
de întrebări care se pot folosi în orice situație. Interviul nu este o interogare a unor suspecți ci o conversație plăcută între două persoane care urmăresc un scop comun: obținerea unor idei care să determine oportunități de îmbunătățire pentru entitatea auditată. Interviul poate fi construit prin utilizarea următoarelor tehnici: tehnica pâlniei - se începe cu întrebări introductive de la care se așteaptă răspunsuri generale, urmate de întrebări cu un conținut particular; tehnica evantaiului - la care ordinea de adresare a întrebărilor începe de la problemele
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
întrebare se are în vedere o dublă perspectivă: ceea ce se dorește a fi obținut și ceea ce se dorește să se transmită ca informație. Pentru a răspunde acestei abordări trebuie să se ia act de nevoile și dorințele de exprimare ale auditatului. Indiferent de tehnica de interviu abordată întrebările de început trebuie să fie determinate de găsirea unui subiect despre care, probabil, și auditatul ar discuta cu plăcere. Întrebările cele mai importante se adresează la începutul interviului deoarece pe măsura desfășurării anchetei
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
informație. Pentru a răspunde acestei abordări trebuie să se ia act de nevoile și dorințele de exprimare ale auditatului. Indiferent de tehnica de interviu abordată întrebările de început trebuie să fie determinate de găsirea unui subiect despre care, probabil, și auditatul ar discuta cu plăcere. Întrebările cele mai importante se adresează la începutul interviului deoarece pe măsura desfășurării anchetei concentrarea atenției persoanelor intervievate scade. O întrebare de deschidere bună poate fi legată de prezentarea personală și de activitățile pe care le
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
mai eficace. Rezultatul interviului impune transformarea datelor în informații și publicarea sub forma unui raport iar notițele ajută mai mult pentru că implică doar transcrierea nu și ascultarea. Interviul este instrumentul care caută să obțină informații despre problemele existente în interiorul elementele auditate și în legăturile cu alte entități structurale ce formează sistemul. 4.6. Tipuri de întrebări Întrebările sunt elementele de comunicare care permit identificarea problemelor. Forma și conținutul lor au permis mai multe clasificări. Aceste clasificări sunt utilizate pentru a înțelege
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
utilizare. În funcție de obiectivul urmărit în timpul interviului se pot utiliza mai multe tipuri de întrebări: întrebări exploratorii - folosite pentru obținerea unei informații; întrebările descriptive - folosite pentru clarificarea unor aspecte; întrebările cauzale - folosite pentru a demonstra sau lămuri legăturile cauzale dintre elementele auditate. Forma de concepere a unei întrebări este impusă de tipul răspunsului așteptate. Întrebările nu trebuie să cuprindă un număr mare de cuvinte. O întrebare se consideră lungă dacă răspunsul primit cuprinde un număr mai mic de cuvinte decât numărul de
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
permit exprimarea unor opinii mai complete și mai nuanțate. Astfel de întrebări sunt adresate la începutul interviului, pentru a facilita desfășurarea relaxată a dialogului ulterior. În felul acesta se lasă impresia că rolul de conducător al dialogului este preluat de auditat, ceea ce permite relaxare, confort și exprimarea mult mai clară a părerilor. Prin acest tip de întrebări se testează felul gândirii, organizarea gândirii, trăsăturile temperamentale, dorința de comunicare, obținerea mai multor răspunsuri și se oferă persoanei intervievate libertatea de a-și
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
Utilizarea acestui tip de întrebări permite obținerea unor informații bogate dar au dezavantajul că trebuie stăpânită foarte bine tehnica analizei conținutului pentru prelucrarea răspunsurilor. Un alt dezavantaj îl poate constitui faptul că adresarea unei întrebări deschise poate declanșa, în funcție de personalitatea auditatului, nu un răspuns ci un discurs amplu care poate fi greu de întrerupt. Ritmul interviului, bazat numai pe astfel de întrebări, este îngreunat deoarece se cer explicații și prezentări detaliate, dar determină o conversație profundă și interesantă, mai ales că
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
care poate fi greu de întrerupt. Ritmul interviului, bazat numai pe astfel de întrebări, este îngreunat deoarece se cer explicații și prezentări detaliate, dar determină o conversație profundă și interesantă, mai ales că ne aflăm pe teritoriul de competențe al auditatului. Întrebările cu răspuns închis solicită răspunsuri de tipul „da / nu” sau printr-un sigur cuvânt și sunt eficiente atunci când se dorește să se cunoască un aspect specific, punctual, o informație precisă. Avantajul principal constă în uniformitatea înțelegerii întrebării și înregistrării
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
Din astfel de întrebări nu se obțin informații care să ajute la atingerea obiectivelor. Un alt tip de întrebare care trebuie evitat este întrebarea cu alternative care include cuvântul „sau” „Politica este afișată sau a fost postată pe pagina web?”. Auditatul o poate percepe ca pe o întrebare închisă iar în eventualitatea unui răspuns monosilabic va fi necesar să se adreseze o nouă întrebare pentru a lămuri starea de fapt. Întrebarea formată din mai multe întrebări poate bulversa persoana intervievată „S-
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
situații este bine să se schime atât tipul cât și forma întrebării. 4.7. Ghidul de interviu Ghidul de interviu este instrumentul, care ajută la desfășurarea interviului. Ca instrument al auditului, ghidul, chiar dacă are forma unui chestionar nu se distribuie auditaților pentru ca aceștia să răspundă la întrebări. Ghidul interviului este util la stabilirea planificată a unei succesiuni de întrebări înlănțuite logic care vor fi adresate și trebuie utilizat ca un aide - memoires, o listă de verificare care urmărește să nu se
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
stabilirea limitelor de aplicabilitate (sistem neintegrat, sisteme integrate); formularea conținutului întrebărilor. Indiferent de tipul întrebărilor, acestea trebuie să-i determine pe cei intervievați să furnizeze cât mai multe informații utile cu ajutorul cărora să se stabilească starea de fapt a elementului auditat. După concepere, aplicarea ghidului prin utilizarea întrebărilor în timpul interviului este pasul următor. Aplicarea ghidului de interviu permite obținerea de feedback. Atunci când ghidul este utilizat pentru prima dată de către auditor se poate determina incertitudinea cu privire la validitatea și fidelitatea atingerii obiectivelor urmărite
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
nu se limitează la: pagină de gardă în care se regăsesc informații generale despre misiunea de audit (tipul auditului, domeniul de aplicare, standarde sau documente de referință, membrii echipei de audit, data sau perioada în care are loc, denumirea entității auditate); lista persoanelor participante la audit (în cadrul ședinței de deschidere, cu care s-au purtat discuții, în cadrul ședinței de închidere); lista documentelor care au fost văzute; formulare de rapoarte de neconformitate; raportul propriu-zis. Raportul propriu-zis va prezenta rezultatele auditului sub formă
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]
-
de restrictive datorită punctajului insuficient fundamentat. Din acest motiv nu au fost identificate aspectele de mediu care pot avea un impact semnificativ.” Raportul cuprinde descrieri pentru aspectele pozitive și cele negative deopotrivă. Conținutul raportului nu se negociază între auditor și auditat. În cazul în care în timpul ședinței de încheiere apar divergențe de opinie acestea se consemnează în raport. Pentru fiecare neconformitate identificată se va completa un formular, așa numitul Raport / Fișă de neconformitate. Datele care indică neconformități sau posibile probleme în raport cu
AUDITUL CALITĂŢII by SILVIA MIRONEASA () [Corola-publishinghouse/Science/342_a_756]